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案例:小刘的虚假差旅费报销单

——上海卓美企业管理咨询有限公司咨询侧记
 
  透过办公室的玻璃窗能够很清楚的看见销售部经理老李今天很不自在!
 
  销售工程师小刘的差旅费报销单厚厚的一叠就放在办公桌上,该不该签字?老李实在不想签!这不是第一次了,这个小刘业务能力一般,但是每次出差的费用都偏高。就拿桌面上的单据来说吧,仅温州两个晚上请客户吃饭就花了2200多,而且发票很明显属于虚开的,小刘说两个晚上请两家客户吃饭都在同一个饭店,所以饭店老板就一起开了票!作为资深销售员,这种事情老李很明白,即使客户请小刘吃饭或者根本就没有吃饭,发票小刘自己也能开出。老李深深吸了口烟,觉得很为难,如果彻查的话小刘肯定在公司是呆不住了;小刘平时做工作还是比较卖力的,又是公司内公认的自己的嫡系人马,和自己感情也不错,销售部10几个人中间小刘的业务水平也不是最差!但是小刘就这个毛病,只要出差就会发生虚报费用的事情!由于目前公司销售业绩很好,虽然在销售费用上公司也不是卡得很紧,但是作为主管销售的经理,老李明白自己必须要想办法解决这个问题。
 
  老李是公司外聘的,在公司也没有股份,但是作为公司销售的领导,必须要处处首先为公司考虑,在搞好公司销售工作的同时也必须为公司打造一支能征善战的队伍,没有好的制度管理,使得销售人员个个变成贪图小利、自私自利的堕落分子,长此以往,不但是公司的销售工作做不好,领导没有权威?更重要的是在公司内形成一种贪污腐化的风气,在客户当中给公司形象带来不好的影响。再说了,作为一个职业经理人,老板怎么评价自己的工作?
 
  作为公司的外聘咨询顾问,上海卓美企业管理咨询有限公司的专家为老李解决了这个问题。首先分析了为何会产生这种情况?是公司销售管理制度有缺陷,还是员工不执行公司的制度规章?或者说员工不是很清楚公司的规定? 首先要考察公司的出差管理制度是不是制定的不够合理。看了销售管理制度里面的业务费用使用规定后,卓美咨询公司的专家明白了:对于出差的住宿、交通、误餐费用规定的还是比较详细的,但是对于销售人员出差中间的请客送礼等活动的费用没有规定!该公司一般的做法是只要能够拿回来销售单子,对于请客户吃饭还是放的比较松。因此,平时的工作当中,销售人员对待招待费用的使用很随意,往往是先支出后报销,并且没有事后的文字说明,只是在报销前给老李汇报一下这次请什么人了,给什么人送了什么东西,结果是作为公司销售负责人的老李仅仅是形式上签个字而已!
 
  针对这种情况,上海卓美咨询公司的专家为老李提出了先制定制度,再来约束人的解决办法。先在制度上约束销售人员活动的办法,主要是对于以前的事后汇报改为事前的书面申请,在书面申请中必须说明支出的主要目的,客户的成熟度,交易情况等等,考虑到每次招待的客户大小、重要性、人员的不同,依据具体情况来衡量每次的招待费用数额,既不能让客户觉得我方公司小气、影响客户关系的维护,又要避免销售人员的胡乱开支!因此通过事前的一些少量的工作计划,完全能够解决这个问题!刚开始老李有点担心:经过前期的沟通交流,销售人员里面也有很反感这种规章的人,一方面,每次出差时请客送礼的随机性比较大,不能做到事事能够计划好,另一方面销售人员对老李也会产生抱怨:销售人员认为招待客户总是为了公司好,花的钱是公司的,得利的也是公司,因此在这个方面没有必要约束。还有有些人觉得老李讨厌,反正不是你的钱,干吗你要这样斤斤计较,这不是给我的工作制造困难嘛!
 
  上海卓美企业管理咨询有限公司的专家坚持提议老李先不要考虑这些方面,先实行再修正制度。在经过公司总经理同意且非常支持的情况下,新的销售招待费用管理办法细则出台实行,约4个月后,老李的销售队伍发生了一些变化:有一个区域经理离开了公司,增加了6个新的销售工程师,销售费用始终能够得到有效控制,销售业绩不断增长!
 
  顺便说一下,那个小刘已经成长为老李属下的区域经理了。
  • 作者:佚名
  • 编辑:刘刚

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